| Lo que necesita saber como cliente de WPS
Worldwide Payment Systems (WPS) ofrece una amplia variedad de servicios, diseñados para ayudar a sus clientes a lograr una gestión de reservas fiable y consistente. WPS provee diferentes soluciones a lo largo de todo el ciclo de la reserva. Este documento está particularmente centrado en un nuevo servicio llamado Worldwide Commission Management System (WCMS) desarrollado por WPS y lanzado por Amadeus como Amadeus Worldwide Commission Manager y por Sabre como Sabre Worldwide Commission Manager.
COMPLETA VISIBILIDAD PARA EL MERCADO MUNDIAL
WCMS es una plataforma adicional al Portal Web WPS Network, que informa a los agentes de viajes de forma global sobre sus comisiones para las reservas procesadas a través de los GDS participantes, Amadeus y Sabre. Al igual que WPS Network, WCMS posibilita a las agencias de viajes hacer seguimiento y gestionar la información sobre comisiones fácil y eficientemente. Ambos servicios, WCMS y WPS Network, respaldan el ciclo de pago de la comisión y crean confianza y fluidez entre hoteles y agentes de viajes. El objetivo es proveer a las agencias de viajes de una información fiable, actual y precisa sobre sus comisiones, incrementar su visibilidad y mejorar las actividades de conciliación en su back-office.
MAYORES VENTAS Y RENTABILIDAD PARA LOS HOTELES
En consecuencia, el WCMS, como el resto de servicios de WPS, mejorará el RevPAR del hotel, aumentando la confianza de la industria en el modelo de reserva comisionable. El WCMS podría ser además el primer paso hacia una estandarización en lo que a información y procesos de comisiones se refiere.
NO IMPLICA TRABAJO EXTRA
Los hoteles no clientes de WPS necesitan enviar a la plataforma WCMS la información de sus comisiones, la cual es cruzada por WPS con la información sobre reservas registrada en los sistemas de los GDSs. El resultado de este cruce se hace disponible online para las agencias de viaje correspondientes (cada agencia tendrá acceso a su propia información exclusivamente). Los clientes de WPS no tienen que preocuparse de enviar ninguna información, ya que esto se realiza automáticamente para los pagos procesados por WPS.
Si un cliente de WPS sólo procesa a través de WPS una parte de los pagos de comisiones correspondientes a las reservas de los GDSs participantes, entonces dicho cliente de WPS necesitaría enviar la información adicional sobre el pago de esas comisiones en un fichero o introducirla manualmente en WPS Network. Sea cual sea la opción que elija, contará con la ayuda de WPS para llevar a cabo su tarea.
CENTRALIZACIÓN DE PETICIONES DE INFORMACIÓN DE COMISIONES
Tanto WPS Network como WCMS suponen para los hoteles un modo fácil y eficiente de comunicarse con sus agencias de viajes, evitando muchas de sus reclamaciones y el consiguiente trabajo y pérdida de tiempo que implica la gestión de sus peticiones de información sobre comisiones. WCMS canaliza y centraliza todas las peticiones de información de comisiones pendientes en nombre de los agentes de viajes, los cuales son informados convenientemente, evitando así reclamaciones prematuras o injustificadas. Siguiendo unos plazos temporales definidos, cada vez que haya información pendiente sobre una comisión en relación a una reserva de uno de los GDSs participantes, WCMS enviará un recordatorio al hotel correspondiente o a su central, para que pueda informar de vuelta, bien enviando un fichero o bien introduciendo manualmente la información en WPS Network.
PROCESOS MENSUALES
La información de reservas de los GDSs será cargada en la plataforma mensualmente, concretamente el mes siguiente a la fecha de check-out. Esta información se actualizará cada vez que WPS reciba una entrada de información, bien en un fichero o bien de forma manual (vía Portal Web), de los diferentes hoteles, cadenas, asociaciones, etc.
En resumen:
1. Con base mensual, todas las reservas de Amadeus y Sabre con fecha de check-out en el mes anterior serán cargadas y procesadas en WCMS.
2. La información sobre el pago de comisiones, tanto de los clientes de WPS como de los no clientes, es reconciliada por WCMS.
a) “Para los clientes de WPS: su información de comisiones será automáticamente suministrada a WCMS”.
*** En caso que su hotel no provea a WPS con la información de reservas no comisionables, le agradeceríamos que empezara a enviar dicha información, con el fin de reducir el número de peticiones de información sobre comisiones (recordatorios) desde WCMS.
*** En caso que su hotel no procese a través de WPS todos los pagos de comisiones de las reservas de los GDSs participantes, le agradeceríamos que empezara a enviar dicha información, con el fin de reducir el número de peticiones de información sobre comisiones (recordatorios) desde WCMS.
b) “Para los no clientes de WPS: su información de comisiones será recibida bien por fichero o bien por entrada manual en WCMS, a través del Portal Web WCMS”.
3. Después de un tiempo establecido, para aquellas reservas sobre las cuales WCMS no tenga ninguna información sobre el estado de la comisión, el hotel o su central recibirá una petición de información (recordatorio).
Posiblemente Amadeus y Sabre le pedirán que firme un addendum al actual contrato que ya tiene con ellos, simplemente para aprobar su participación en el servicio WCMS. Por favor, firme tan pronto como sea posible para comenzar su integración en WCMS.
Para cualquier pregunta que pueda tener en relación con WCMS o cualquier asistencia que pueda necesitar para participar en WCMS, por favor envíe un e-mail a logistic@wpsnetwork.com o llame directamente a WPS al +34 955 031 400 y pida hablar con su representante de WPS.
Recuerde que una vez que se haya unido a WCMS, los Help Desks de sus GDSs estarán también a su disposición para cualquier duda o petición que pueda tener en relación con el servicio WCMS.
¿Qué verán las agencias de viajes?
Cuando la información de reservas de los GDSs es inicialmente cargada en la plataforma, las agencias de viajes verán por defecto el estado de las comisiones como “Pendiente” u “Otros”. Una vez que el estado de la comisión alcance el estado de “Pagada” o “Rechazada”, la información será actualizada y se hará disponible online, junto con otros detalles de la reserva, para ayudar a la agencia de viajes en el proceso de conciliación en su back office.
Como complementos al servicio actualmente ofrecido en WPS Network, las agencias de viajes tendrán disponible los siguientes servicios dentro de su Portal Web del WCMS:
PRODUCTIVITY REPORT
En esta sección la agencia de viajes encontrará un resumen de sus comisiones de los últimos meses para las reservas de los GDSs participantes, agrupadas por sus estados.
TRACKING & CLAIMING
El servicio de “Tracking & Claiming” es una herramienta de búsqueda que hace posible a la agencia de viajes buscar el estado de cualquier comisión correspondiente a una reserva desde Amadeus o Sabre.
Las búsquedas pueden ser realizadas usando diferentes criterios, tales como: cliente, nombre del hotel, fechas de check-in y check-out, estado de la comisión, etc.
Este servicio constituye el lugar donde se centraliza y se hace disponible toda la información sobre comisiones y reservas de los GDSs participantes. Se puede ejecutar una búsqueda para, por ejemplo, ver las comisiones que un determinado hotel ha pagado a la agencia de viajes por las reservas hechas durante un mes concreto.
Las agencias de viajes pueden realizar tantas búsquedas como necesiten, y los resultados siempre se pueden descargar en ficheros Excel o XML.
En los resultados de las búsquedas se muestra, siempre que el hotel la provea, información general de cada reserva, como el nombre del hotel, nombre del cliente, fecha real de check-in y check-out, estado de la comisión correspondiente (“Pagada”, “Rechazada”, “Pendiente” u “Otros”), etc., así como también otros detalles importantes relacionados con el estado específico de la comisión. Concretamente:
Para las comisiones con estado “Pagada”:
- Estará disponible información específica del pago: fecha de pago, importe pagado, método de pago utilizado, etc.
- También se mostrarán datos de contacto. Esta información será facilitada por los hoteles. Hay dos tipos de datos de contacto para las comisiones “Pagadas”:
1) Datos de contacto del pagador de la comisión, para ser utilizados en el caso de que el agente de viajes tenga alguna pregunta sobre la información de pago mostrada.
2) Datos de contacto del propio hotel, para ser utilizados en el caso de que el agente de viajes tenga alguna pregunta sobre otros detalles de la reserva, no directamente relacionados con el pago, como por ejemplo fechas de check-in y check-out.
Para las comisiones con estado “Rechazada”:
- Se mostrará la razón del rechazo en el sub-estado de la comisión.
- Los datos de contacto del propio hotel estarán también disponibles, para el caso en el cual el agente de viajes tenga alguna pregunta sobre la razón del rechazo.
Para las comisiones con estado “Pendiente”:
- Siempre que haya una comisión con estado “Pendiente” la plataforma informará al agente de viajes sobre dónde exactamente está esa comisión en el proceso de petición de información (automáticamente hecho por WCMS a los hoteles en nombre de las agencias de viajes), de forma que se eviten reclamaciones innecesarias al hotel por parte de dicho agente.
Para las comisiones con estado “Otros”:
- Siempre que haya una comisión con estado “Otros”, la plataforma informará al agente de viajes sobre la razón concreta de tener esa reserva fuera del ciclo “Pendiente ? Pagada o Rechazada”, por ejemplo, “Hotel no participante aún en el Programa WCMS”.
DATA MINING
WCMS permite a las agencias de viajes crear sus propios análisis estadísticos.
Análisis estadístico básico
El análisis estadístico básico consiste en estadísticas realizadas por defecto con la información de la agencia. Concretamente, dentro del análisis estadístico básico las agencias serán capaces de ver y exportar las siguientes estadísticas:
- Importe total y porcentaje de comisiones pagadas por hotel.
- Importe total y porcentaje de comisiones pagadas por mes.
- Importe total y porcentaje de comisiones pagodas por país.
Análisis estadístico avanzado
Las agencias de viajes pueden también hacer sus propios informes y estadísticas a medida, seleccionando una de las opciones provistas por la plataforma y añadiendo los filtros que encuentren más útiles. Por ejemplo, pueden crear un informe listando qué hoteles americanos les han pagado más comisiones, aplicando un intervalo concreto de fechas.
Hoteles participantes
Ésta es una sección dedicada a reflejar un ratio de confianza de hoteles. Para la fase inicial del servicio WCMS, simplemente se mostrará una lista informando de los hoteles que han aceptado colaborar y proveer al WCMS con la información de sus comisiones.
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